Création Club - Besoin d'infos

[Alex Kooby]

Bonjour à tous,

Je souhaite créer un club de dégustation de whisky en Savoie. Le but est de rencontrer de nouvelles personnes, de partager plus largement autour du whisky. Pour l’instant, nous sommes... deux. Oui oui. Deux. On commence sérieusement à tourner en rond. Du coup, on se dit qu’on ferait bien de s’atteler à la création d’un structure, plus ou moins officiellement, avec des animations, dégustations, rencontres...

Je me permets de commencer avec mes questions :
- Association officielle ou officieuse ? Dépôt de statut, compte en banque, AG et tout le tralala ou juste un truc simplifié ?
- Comment organiser l’achat des bouteilles ? Une cotisation annuelle ? Un paiement à chaque soirée ? Puiser dans les stocks perso de chacun ? (En sachant qu’une partie des membres potentiels sont des amateurs débutants et qu’ils n’ont pas un stock de bouteilles très intéressant)
- A t-on le droit, en tant qu’association, de faire payer une cotisation qui a pour but de financer l’achat d’alcool (et donc, indirectement, la vente...) ?
- Quelle fréquence ? Une fois par mois sauf l’été ?
- Combien de membre max pour un dégustation sympa ? 10 ?
- Est-ce une bonne idée d’essayer de développer des partenariats avec des cavistes ?


Si vous avez des conseils, des retours d’expérience, des astuces, je suis preneur !

Merci d’avance ;)

[Stephane]

Salut,
tout d'abord félicitations de te lancer dans la création d'un club, car ce n'est pas chose aisée et tu peux t'attendre à pas mal de galères, désillusions, complexité... mais tu auras aussi sans doute au bout du tunnel - en tout cas je te le souhaite - droit au lot de satisfaction, plaisir, partage, "investissement et épuisement positifs", comme cela a été mon cas en créant le club des Passionnés du Malt sur Toulouse avec mon ami Antoine (qui ne fréquente hélas plus le forum) il y a bientôt 10 ans.

Pas de solution miracle, tout dépend du contexte et de ce que tu as envie de faire (ville, lieux, personnes intéressées dans famille, boulot..., budget à y consacrer, fréquence souhaitée, type de soirée...)
Quelques tentatives de réponses rapides à tes questions :

- Association officielle ou officieuse ? Dépôt de statut, compte en banque, AG et tout le tralala ou juste un truc simplifié ?

=> au début sans hésitation OFFICIEUSE !! pour créer une asso, il faut déjà que ton club compteau moins 3 ou 4 personnes, perso on a essayé d'en créer une pour notre club, qu'on a laissé tomber au bout de qqes mois car trop lourd à gérer / avantages.

- Comment organiser l’achat des bouteilles ? Une cotisation annuelle ? Un paiement à chaque soirée ? Puiser dans les stocks perso de chacun ? (En sachant qu’une partie des membres potentiels sont des amateurs débutants et qu’ils n’ont pas un stock de bouteilles très intéressant)

=> Dans notre cas, plusieurs cas de figures :
1) bouteilles persos aux membres du club => calcul de la participation simple à faire, fonction du coût d'achat et de la qté servie par personne.
2) bouteilles achetées spécifiquement pour un thème, avec budget conséquent, par exemple 5 ou 6 expressions d'un embouteilleur indépendant => à toi de calculer les répercutions sur le coût de la soirée pour que ça ne te revienne pas trop cher, ce qu'on fait chez nous de temps en temps c'est que diverses personnes du club se concertent et achètent en commun les bouteilles pour la dégust histoire que le coût d'achat ne soit pas sur les épaules d'un seul
3) soirée avec invité (ou non selon le contexte) et bouteilles gratuites
Ce que je fais en principe c'est demander une cotisation générale pour l'année très faible (env. 10 euros) ce qui permet d'avoir une mini trésorerie pour payer certaines choses comme resto à un invité, éthylomètre, etc... et aussi d'essayer d'impliquer un minimum les gens "dès le début de saison"
Puis une cotisation pour chaque soirée d'une trentaine d'euros selon bouteilles, repas, etc...

- Quelle fréquence ? Une fois par mois sauf l’été ?

=> c'est la formule pour laquelle on a opté chez nous, mais rien n'empêche d'autres formules

- Combien de membre max pour un dégustation sympa ? 10 ?

=> pour ma part après avoir bataillé depuis bientôt 10 ans, dans des soirées entre 4 et 25 personnes, le nombre idéal est une quinzaine de personnes :
1) pas trop galère pour l'organisation, le service, à partir de 20 personnes ça devient plus fatigant, contreignant, les gens n'ont pas la même façon de déguster, certains en seront à leur 2ème dram que d'autres seraient prêts à attaquer le 4ème par exemple, il te sera donc difficile de contenter tout le monde et cela réclame beaucoup d'attention, d'énergie, de sang froid
2) convivialité, beaucoup plus de facilité de discuter avec tout le monde plus le nb de participants est petit
3) pas besoin d'un lieu style resto, peut se faire chez un des convives si assez d'espace chez lui et motivé
4) pas besoin de bouteilles pleines, des bouteilles moitié pleines suffisent voire des samples de 20cl qu'on peut acheter/échanger/obtenir gratuitement sur des sites, avec des distilleries ou embouteilleurs

Mais bien sûr, lorsqu'on club grossit, cela peut devenir assez étouffant pour certains et un peu trop "pépère", avec des difficultés de faire entrer régulièrement de nouveaux membres.
C'est un peu ce qui se passe actuellement chez nous, où Cyril et Philippe organisent de temps en temps des soirées beaucoup plus "open" à 25/30 personnes dans des restos, ce qui permet d'une part à moi de souffler (merci !! et aussi d'organiser des soirées avec des invités, bouteilles gratuites, commandes à la clé, etc... chose qui est moins évidente quand il y a peu de participants ce qui est compréhensible.
Mais dans un premier temps cette question ne se posera pas pour toi, car si c'est comme notre club, tu risques d'attendre pas mal de temps avant de voir ton club décoller et dépasser la dizaine de membres réguliers... cela nous a pris environ 2 ans.

Mais le top du top pour moi, c'est d'alterner soirées club avec petites dégusts entre potes super amateurs, genre 4 ou 5, à découvrir ensemble des samples/bouteilles en blind autour d'une bonne ripaille

- Est-ce une bonne idée d’essayer de développer des partenariats avec des cavistes ?

=> why not. on n'a jamais vraiment eu en ce qui nous concerne de réel "partenariat" pour organiser des soirées, on avait surtout nos adresses privilégiées pour commander avec remises intéressantes, mais différentes formules sont sûrement possibles. Le pb d'un partenariat "permanent" avec un caviste me semble être le suivant : quelle garantie que tous les mois pendant une longue durée il pourra proposer des bouteilles, des thèmes intéressants ?
son intérêt résidera probablement dans la commande de bouteilles suite aux soirées, auquel cas je te mets de suite en garde : si des amateurs passionnés comme nous ne rechignent pas à acheter réglièrement des bouteilles à un certain prix tantqu'on y trouve la qualité, ce sera loin d'être le cas de tout le monde... il m'est arrivé qu'à l'issue de soirées spéciales avec invités, bouteilles excellentes mais chères, la commande club soit quasi nulle malgré bonne quinzaine de participants... tu devras donc fixer certaines limites/conditions avec ton caviste... mais lesquelles ?...

Ce qu'il te faudra surtout au fil du temps, c'est des épaules aussi motivées que les tiennes sur lesquelles t'appuyer, sinon tu perdras assez vite la motivation.
J'ai eu la chance de démarrer avec Antoine qui était encore plus féru que moi, puis ensuite j'ai toujours pu m'appuyer sur Jean mi (beaucoup plus grand que moi il est vrai), et aussi Cyril et Philippe.
Sans eux, et quelques autres membres du club fans et fidèles depuis leur entrée, j'aurais probablement jeté l'éponge il y a longtemps car c'est beaucoup d'investissement.

[amor57]

Merci Stéphane d'avoir répondu à ma place ! J'aurais dit les mêmes choses. En rajoutant le fait que le nombre de personnes "moteur" est fondamental. J'ai mis la clé sous le paillasson au bout de 6 ans car, seul à tirer la barque et souvent - et longtemps - absent, les habitués ont fini pas déserter progressivement, alors qu'une trentaine de personnes au moins ont participé plus ou moins aux soirées dégustation. Plusieurs moteurs ça permet de se stimuler et de rameuter plus de monde.

[Stephane]

Yep, j'ai beaucoup pense a toi en écrivant ce post Alain...
Combien j'ai regrette a de multiples reprises lors de discussions ensemble que ton entreprise n'aboutisse pas aussi bien que l'essor de notre club.
Surtout connaissant ta passion, motivation sans parler des superbes bouteilles que tu pro posais en dégustation... Bien bien triste et dommage, surtout pour les amateurs aux alentours de chez toi qui ne savent pas ce qu'ils ont perdu...

[canis lupus]

Merci Stéphane d'avoir répondu à ma place ! J'aurais dit les mêmes choses. En rajoutant le fait que le nombre de personnes "moteur" est fondamental. J'ai mis la clé sous le paillasson au bout de 6 ans car, seul à tirer la barque

C'est exactement ce qui est arrivé à notre Panam' Malt Club, ou j'étais le seul a essayer de faire vivre le truc.

[Alex Kooby]

Merci Stéphane pour toutes ces réponses ! Je vais commencer à poser les bases du club, ne pas aller à trop vite et bien m'entourer.

[Bishlouk]

Pour les soirées dégustation, comment un club choisit l'endroit de la réunion ? Est-ce chez l'un ou l'autre membre (si le nombre de personnes présentes n'est pas trop élevé) ou est-ce plus approprié d'avoir un local indépendant dédié afin que ce ne soit pas toujours les mêmes qui doivent accueillir les gens ?
Si local indépendant, quel genre de local ? Une arrière salle de restaurant (mais alors "obligation" de toujours prendre le repas là, ce qui risque d'exploser le budget) ? Une autre idée ?

Merci

[amor57]

Comme on n'était pas trop nombreux, on tournait chez les uns chez les autres. Puis, pour des raisons de facilité (bouteilles, verres, spittoons... à mon domicile) j'ai finalement décidé d'organiser les soirées chez moi, en demandant à l'un ou à l'autre d'apporter le solide.

Quand il y avait réception d'un intervenant extérieur, je louais une salle, dans un hôtel ou un restaurant, avec ou sans repas selon les cas. Et je demandais une participation aux inscrits. Mais on n'a jamais été plus de 20 pour une dégustation

[Alex Kooby]

Encore une fois merci pour vos réponses. Elles me sont d'une aide précieuse !

Il me reste encore quelque chose à résoudre : le caractère officieux.

Je suis en train de préparer un site internet, dans le but d'attirer des gens d'autres horizons que mes amis proches, mais aussi pour pouvoir communiquer sur le compte rendu des soirées, sur les dégustations, planning, etc.
Comment avoir pignon sur rue (site internent, publicité, etc) sans faire ça de manière officielle ? Je veux dire qu'est-ce que je risque si jamais ce club devient connu d'une personne un peu trop formelle ?

[amor57]

Jamais eu ce problème de site trop connu ! Au départ le site était prévu pour annoncer les réunions et en faire les compte-rendus, éventuellement le faire connaître. Puis j'y ai ajouté les commentaires de dégustation des participants. Puis le nombre d'auteurs de commentaires s'est rapidement réduit à une personne, puis le club a disparu. Je ne me sers aujourd'hui du site que pour y stocker mes commentaires.

Toujours refusé la publicité. Quelle qu'elle soit. Ça a un coût parce que je paye tout, mais ça me garantit l'indépendance. Par contre le forum et les échanges de lien m'ont sans doute apporté quelques visiteurs. Peut-on appeler ça de la publicité ? Je te laisse choisir la réponse et, quelle qu'elle soit, je serais d'accord.

Je n'ai jamais eu de "personne un peu trop formelle", même si j'ai eu des râleurs parce que je ne trouvais pas de tourbe dans un vieux Bunnahabhain ou parce que la couleur du fond ne lui plaisait pas. Mais je crois que Stéphane et Antoine, des Passionnés de Toulouse ont eu des mésaventures sur un forum parallèle, qui évoquait le tabac, sujet qui a été abordé sur ce forum.

[Alex Kooby]

Quand je disais "pub", c'était que j'envisageais de faire de la pub pour mon club, et non pas servir de support pour des annonceurs/partenaires. Par exemple, laisser un flyer chez un caviste... A partir du moment ou je communique, mieux vaut être en règle est être déclaré comme débitant de boisson, non ?

[tomy63]

Moi je trouve que tu te prends beaucoup la tête. Que tu cherches à faire de la pub pour qu'il y ait du monde je comprends tout à fait et là c'est vrai que qqs conseils aident toujours.
Mais après pour les dégust, je crois que de toute façon il faut en parler avec tous les membres, et donc attendre d'être un certain nombre. Je dis ça car je suis dans un petit groupe de dégust de vin et de whisky, on se réunit quand on peut, on boit ce que chacun emmène, il n'y a pas vraiment de règles, à la limite un thème, celui qui veut prendre des notes en prend, et à chaque soirée on parle de ce qu'on peut faire à la suivante et où on la fera. Pour l'instant ca marche très bien ! Bon après il faut dire qu'on est pas beaucoup aussi, ca joue. Mais si j'ai bien compris pour l'instant vous n'êtes pas très nombreux non plus.
Mais je comprends que tu te poses ce genre de question je me les suis posées aussi, avant de voir que ce sont les membres du "club" qui décident au final.
En tout cas bonne chance pour ton groupe !

[Alex Kooby]

Je cherche à faire de la "pub" parce que je ne connais pas beaucoup de gens passionnés dans ma région. On est 4 pour l'instant, mais sur les 4, je suis le seul à connaître un petit peu le whisky. J'ai envie de rencontrer de nouvelles personnes, et je me disais que la création de ce club pourrait faciliter la chose

Ou peut-être que je suis trop impatient et qu'il faut laisser les choses se faire naturellement...

[Bishlouk]

Je cherche à faire de la "pub" parce que je ne connais pas beaucoup de gens passionnés dans ma région. On est 4 pour l'instant, mais sur les 4, je suis le seul à connaître un petit peu le whisky. J'ai envie de rencontrer de nouvelles personnes, et je me disais que la création de ce club pourrait faciliter la chose

Evoques-tu le whisky dans des conversations "courantes" avec les gens (intéressants) que tu rencontres ? Je pose la question car je me suis rendu compte qu'en grattant un peu il y avait pas mal de monde intéressé ou connaisseur autour de moi.

Exemples:
- Chez le vétérinaire, il propose une pâte appétante à base de malt pour chats. Moi illico "c'est au whisky ?". Et on a démarré la dessus, je me suis rendu compte que le véto est amateur et connaisseur (il aime les Islays tourbés). Résultat: la fois d'après je lui ai amené un sample; et à mon avis on risque dans pas longtemps de se voir en dehors de sa clinique pour déguster des choses ensemble.

- En parlant whisky avec mes collègues je me suis rendu compte que deux d'entre eux sont des amateurs depuis longtemps; et j'ai initié un 3ème qui accroche bien à la chose.

Bref, j'ai l'impression qu'il y a beaucoup plus d'amateurs et d'intéressés qu'on ne croit, c'est juste qu'il faut en parler autour de soi pour le découvrir

[red71]

Bref, j'ai l'impression qu'il y a beaucoup plus d'amateurs et d'intéressés qu'on ne croit, c'est juste qu'il faut en parler autour de soi pour le découvrir

Même sensation que Bishlouk. Amis, collègues, ... il y a pas mal de monde qui est intéressé de près ou de loin par le whisky.